三条市では、今年度から企業のＤＸ推進のため、デジタルツールの導入支援を行っています。
今回は、企業がデジタルツールを導入するメリットについてお話します。

デジタルツールとは？

デジタルツールとは、ビジネスチャットツールや受発注管理システム、Web会議システムなどの、業務を円滑に進めるソフトやシステムのことです。
近年、企業の業務の効率化に向けてデジタルツールを導入する企業が増えています。

デジタルツールを導入するメリット

１　ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールとは会話形式で社内外の人とメッセージをやり取りするコミュニケーションツールです。

企業には、営業部、開発部、製造部などの複数の部署があります。
例えば、新商品を開発するときは、新商品に対するニーズ調査を営業部で行い、新商品の開発を開発部が、生産ラインの構築を製造部が行うなど複数の部署が連携して情報共有をしながら行います。

関係部署間の丁寧な情報共有や活発な意見交換が開発の成果を大きく左右しますが、多くの関係者が集まって会議を重ねることは通常業務の圧迫になります。

そこで、ビジネスチャットツールを利用すると、各部署の意見や検討状況、気付きなどを集約・共有しやすく、チャット形式でいつでも意見交換ができるため、スピーディーで効率的に業務を進めることができます。やり取りがツール上に残るため、記録として残すのも容易です。

２　受発注管理システム

受発注管理システムとは、その名の通り受注・発注の業務を管理するシステムです。

受注票や見積書、図面、加工指示書など受発注に必要な書類は多く、ファイリングや他に手間が掛かる上、発注先などから問合せがあったときには関係書類を探し出すのが一苦労です。

そこで、受発注管理システムを利用して全ての書類をシステムに取り込むことで、書類の管理の手間を減らし、必要な書類を検索でスピーディーに見つけることができます。進捗状況の入力もできるので、他の社員との共有もしやすくなります。受注情報を基に必要な材料を自動的に発注する発注管理といった機能を備えているものもあります。

業務の効率化ができるデジタルツールですが、効果的に運用して導入の成果を出すには、各企業の業務の方法や組織の様子を踏まえて、その企業に最も適したツールを選ぶことが必要です。また、本格導入の前に試行し、検証することも大切です。

三条市で行っているデジタルツール導入の支援では、経営とITの専門家が企業の業務内容をヒアリングし、各企業に合ったベストなものを提案して試行・検証のお手伝いをしています。

次回

次回は、デジタルツール導入支援の流れについて紹介します。